В случае перевозки груза автомобильным транспортом такая декларация должна быть подана не менее чем за 1 час до его фактического прибытия на территорию ЕС, в случае железнодорожных перевозок за 2 часа, при авиаперевозках до фактического отправления воздушного судна (при длительных рейсах - как минимум за 4 часа до прибытия воздушного судна в ЕС). Подать эти данные можно только в электронном виде, используя Систему контроля импорта или Систему контроля транзита. Систему контроля транзита (NCTS) можно использовать в случае, если данные будут подаваться вместе с транзитной декларацией или электронной книжкой МДП (TIR carnet).

Ответственность за подачу деклараций несет перевозчик, то есть лицо, несущее ответственность за перевозку груза на территории ЕС. Однако перевозчик имеет право заключить договор с любым иным лицом (доверенное лицо, представитель, брокерская фирма или получатель товара), в распоряжении которого имеется вся необходимая информация о грузе, а также которое имеет доступ к системе электронного декларирования соответствующей страны-участницы ЕС.